Kierthanan Vaseekaran

Accueil et orientation des patients, familles, visiteurs et professionnels de santé au sein du service pédiatrique.

Gestion de l'accueil téléphonique : traitement d'un volume important d'appels, analyse des demandes et mise en relation avec les services adaptés.

Application des procédures institutionnelles et respect strict de la confidentialité des informations médicales.

Ouverture et fermeture du poste d'accueil et supervision du bon fonctionnement du guichet.

Gestion des demandes et situations sensibles au guichet avec écoute et recherche de solutions adaptées.

Suivi administratif de la documentation.

Gestion du courrier interne et transmission des communications au sein de l'équipe.

Participation à la surveillance et à la sécurité de l'unité conformément aux directives institutionnelles.

Création et mise en place du pôle trésorerie
Gestion des finances courantes de l’association (suivi budgétaire, validation des dépenses, remboursements)
Tenue de la comptabilité annuelle et préparation du budget présenté à l’Assemblée générale
Participation à la rédaction de la partie financière du rapport d’activité
Collaboration avec le pôle Sponsoring pour la définition des objectifs financiers et le suivi des partenariats
Contribution à la structuration des processus financiers et administratifs de l’association nouvellement constituée, conformément aux statuts et aux exigences institutionnelles
Mise en place progressive d’outils de suivi budgétaire, de reporting et de contrôle interne afin de garantir la transparence et la conformité financière

Participation active aux réunions du comité de direction pour présenter les résultats financiers et discuter des orientations stratégiques.

Contrôle d'accès, gestion des badges et surveillance via systèmes de vidéosurveillance et alarmes

Réalisation de rondes régulières pour détecter et prévenir toute activité suspecte.
Gestion des situations d'urgence en appliquant les procédures adéquates et en coordonnant les interventions nécessaires.
Surveillance des caméras de sécurité pour identifier les activités suspectes et incidents potentiels.
Levée de doute en cas de déclenchement d'alarme, inspection des lieux.

Rédaction de rapports d'intervention et de comptes rendus d'événements

Application des protocoles de sécurité, gestion des priorités en situation réelle

Surveillance de travaux et encadrement de prestataires externes sur site

Appui au service courrier : réception, traitement et distribution de documents et colis confidentiels

Livraison inter-sites à l'aide d'un véhicule de service

Formation de nouveaux collaborateurs et transmission des procédures internes

Promotion/communication de base liée aux événements (affichage, soutien à la visibilité)

Appui technique (mise en place et support de matériel)

Appui logistique (installation, gestion des espaces, coordination sur site)

Gestion efficace des plannings, rendez-vous et agendas pour les membres de l'équipe.

Participation active aux réunions d'équipe pour partager observations et suggestions.

Gestion efficace des imprévus et des urgences, apport de solutions pertinentes, résolution de problèmes.

Appui au service restauration : préparation, mise en place, service, accueil des résidents et entretien des espaces communs

Suivi des consommations et tenue de la caisse / encaissements

Soutien quotidien aux résidents et contribution au bon déroulement des prestations hôtelières

Appui logistique : organisation et suivi du mobilier résidentiel et du matériel de l'établissement

Réalisation d'inventaires : comptage, classification, documentation photo, organisation des données

Création et mise à jour de documents internes pour le suivi logistique et la coordination d'équipe

Rédaction de plannings, répartition des tâches et notes opérationnelles

Compilation d'informations produits et élaboration de fiches internes de sécurité / fiches techniques

Appui ponctuel au service technique

Participation à des projets d'amélioration pour augmenter la performance globale de l’exploitation.

Vice-présidence et membre de l'Executive Board ; Deputy to the Local Committee President

Encadrement et coordination de l'équipe Finance & Legal Affairs (6 membres)

Planification budgétaire, suivi des flux financiers et gestion des comptes débiteurs/créditeurs

Suivi des comptes bancaires et archivage structuré des pièces justificatives

Garantie de la conformité légale et administrative des activités - Rédaction et validation de contrats en collaboration avec les départements projets et partenariats

Représentation auprès des autres comités locaux suisses (Berne, Fribourg, Lausanne, St-Gall, Zurich, Lugano)

Coordination avec l'entité nationale AIESEC in Switzerland pour l'alignement stratégique et réglementaire

Mise en œuvre des standards internes : Budgeting, Accounting, Reporting, Auditing, Investing, Risk Management, Legality

Analyse des performances financières et proposition d'améliorations pour accroître la rentabilité.

Supervision des activités de facturation et de recouvrement.