Valérie LARA

Gérer le personnel d'exploitation en tant que teneuse de contrôle pour les centres de recrutement et le commandement du recrutement.
Traiter, dans les délais et de manière appropriée, des affaires, des dossiers de recrutement et des demandes au moyen du système d'information sur le personnel de l'armee et de la protection civile.
Fournir des renseignements, y compris dans l'application du droit.
Traiter et suivre des dossiers pour les commissions de visite sanitaire et de service sans arme.

• Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
• Traitement du courrier : envoi, réception, distribution aux différents services.
• Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.

Médecin en chef de l'armée :

• Tenue de l'agenda du médecin en chef de l'armée ;
  Organisation des déplacements du médecin en chef de l'armée en Suisse et à l'étranger ;
  Saisie et attribution des opérations à terme au niveau de l'UO Affaires sanitaires au moyen d'iGEKO ;
  Consignation des rapports de la direction et des rapports matinaux de l'UO Affaires sanitaires ;
  Organisation de réunions, de rapports et de séminaires au niveau de la direction des affaires sanitaires ;
  Exécution de tâches de correspondance pour le chef du service militaire ainsi que pour la cheffe du service des soins de l'armée ;
  Elaboration de travaux administratifs dans les domaines du personnel tels que l'annonce des absences, le contrôle de l'instruction et la saisie du temps.

Pharmacien de l'armée :

Examine le courrier entrant de l'AApot. Discute du traitement des affaires avec le chef de l'AApot, veille à la transmission correcte et en temps voulu aux membres de la GFL.

- Effectue le contrôle des affaires et des délais au niveau de la pharmacie militaire avec l'outil GEVER iGEKO.

- Utiliser la ligne téléphonique de renseignements de l'AApot.

- Gestion administrative des rapports de la direction du domaine d'activité. Après demande auprès des membres du GFL et du C GF AApot, établit l'ordre du jour et tient à disposition les documents nécessaires.

- Rédige un procès-verbal de décision et tient à jour la liste des affaires en suspens.

- Responsable du processus de gestion du personnel et du calcul des indicateurs y afférents.

- Assister les membres de la direction du domaine d'activité dans les affaires de personnel en tant que coordinatrice du personnel.

- Tenue de l'aperçu de la formation et surveillance du crédit. Soutien administratif pour toutes les inscriptions à des cours externes à la Confédération.

- S'occupe de la bibliothèque pharmaceutique.

- Constitue des dossiers de revues spécialisées et veille à leur circulation.

- Enregistrer les réclamations des clients et développer le système correspondant.

- Contrôler et transmettre les factures imputées aux Finances Défense.

- Gérer les places de parc du bâtiment Worblentalstrasse 36

- Administrer les décomptes de service pour les militaires qui effectuent un service au profit de la pharmacie de l'armée.

- Responsable des adhésions à la pharmacie de l'armée.

- Mise à jour trimestrielle de l'annuaire téléphonique de la pharmacie de l'armée.

- Tâches en faveur de l'adjoint AApot (chef du domaine assurance qualité).

- Rédige de la correspondance et des documents prêts à être signés. Soutien administratif du chef du domaine Assurance qualité. Attribution de la clé de numérotation et contrôle formel de tous les documents DMS nouvellement créés par la pharmacie de l'armée.

- Création et rédaction de listes de contrôle internes, d'instructions de travail et d'instructions de processus pour le système de gestion.

- Classement des dossiers et enregistrement dans le système de gestion des documents DMS. Participation à la rédaction de la documentation. Organisation du classement interne des projets. Mise à jour des documents de formation pharmaceutique.

- Aide au contrôle de gestion, traitement des données pour les rapports.

Utilisation de l'installation téléphonique

Accueil des visiteurs

Renseignements et conseils en matière de logement.

Transmission d'informations en allemand, français et italien

Sur les mesures actuelles de promotion du logement Responsable de l'organisation des remplacements au standard/à la réception

Contrôle des délais concernant les ajournements, les déclarations, les inscriptions et les notifications au registre foncier, les rappels de documents en suspens

Demande d'inscriptions au registre foncier en cas de restrictions de propriété,

Demande d'extraits du cadastre

Participation à l'envoi de plans des loyers et des charges aux propriétaires et aux gérants

Envoi de matériel d'information sur les aides fédérales

- Consultation de la Feuille officielle du commerce en ce qui concerne les liquidations de commerces financés par l'aide fédérale

- Ouverture, enregistrement, distribution du courrier entrant et participation à l'emballage et à l'enregistrement du courrier sortant

- Responsable de la mise à jour du Recueil officiel du droit fédéral

- Scannage et pré-enregistrement du courrier entrant dans le système de gestion des affaires

• Accueil chaleureux et professionnel des clients lors de leur arrivée dans l'établissement.
• Collaboration avec les autres membres du personnel pour offrir un service cohérent et de qualité à tous les niveaux de l'établissement.
• Représentation de l'image de l’entreprise auprès des clients par une tenue et une présentation impeccable.
• Service de loges / réception
• Service de trafic au repos
• Gestion des appels téléphoniques et des courriels pour assurer une communication fluide.
• Accueil des visiteurs, vérification des rendez-vous, orientation vers les services appropriés.
• Prise en charge des situations conflictuelles avec sang-froid et diplomatie, résolution des problématiques avec des solutions rapides et efficaces.
• Traitement des demandes de réservation adressées par mail et par téléphone, suivi du planning et des disponibilités.