Irina Ostrovskaja
Luzern
Summary
Erfahrene Executive Assistant auf C-Level und Office Managerin mit ausgewiesener Expertise in internationalen Unternehmens- und Family-Office-Strukturen. Routiniert in der Unterstützung von Geschäftsleitung und Verwaltungsrat, in der Koordination von internen und externen Partnern sowie im professionellen Office Management.
Mit ausgeprägtem Organisationstalent und einem hohen Mass an Eigeninitiative optimiere ich Prozesse, schaffe Struktur und sorge für reibungslose Abläufe – Effizienz und Diskretion sind für mich selbstverständlich.
Overview
25
25
years of professional experience
Work History
Key Executive Assistant & Office Manager
Escar Management AG (Family Office)
04.2025 - Current
- Umfassende Unterstützung von C-Level-Führungskräften (CEO und Familienmitglieder) in einem dynamischen Family Office – inklusive Termin- und Reiseplanung, Korrespondenzmanagement, Priorisierung und Entscheidungsvorbereitung.
- Gesamtverantwortung für effiziente Büroorganisation, Koordination von Lieferanten, Verwaltung der technischen Infrastruktur sowie Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe.
- Vertrags- und Dokumentenmanagement, IT-Support sowie Steuerung und Überwachung von Wartungs- und Servicedienstleistern.
- Leitung und Umsetzung von Sonderprojekten, darunter Wellness-Installationen, Klimaanlagen, Sicherheitstechnik und Energieeffizienz-Upgrades.
- Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, mit hohem Anspruch an Professionalität, Diskretion und Serviceorientierung.
Assistent der Geschäftsleitung
Institut für seltene Erden und Metalle AG
02.2024 - 02.2025
- Unterstützung in jeglichen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten.
- Erstellung von Analysen anhand elektronischer Daten und Unterlagen.
- Terminkoordination und Reiseplanung.
- Vor-/Nachbereitung von Meetings.
- Büroorganisation.
- Interne und externe Kommunikation.
Office Managerin
PureFert Trading AG
02.2019 - 05.2023
- Rezeptions- und Backoffice-Management.
- Vermittlung zwischen Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern.
- Korrespondenz in Englisch, Deutsch, Russisch.
- Geschäftsreiseplanung, Konferenzorganisation, Büromaterialbestellungen.
- Spesenabrechnung Geschäftsreise/Buchhaltung/SAP.
- Vertretung während Abwesenheiten/Feiertage der Executive Assistant.
Administration Direktorin
Nouvirt AG
10.2018 - 12.2018
- Büromanagement und Empfang.
- Lanung und Koordination von Verwaltungsverfahren und -systemen sowie die Identifikation von Optimierungspotenzialen.
- Telefonauskunft, einfache Buchhaltung, Terminkoordination, Reisemanagement.
Office Managerin mit Kundenkontakt
ESPROP GmbH
10.2017 - 05.2018
- Management und Organisation von Geschäftsabläufen.
- Erstellung hochwertiger Präsentationen, Auswertungen, Reports und Statistiken.
- Unterstützung der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter im Tagesgeschäft.
- Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen.
- Administrative Unterstützung und Mitarbeit an Sonderprojekten.
- Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen.
Office Manager
Phosagro Trading SA
04.2017 - 08.2017
- Administrative Aufgaben des Office Managements.
- Telefonservice und Kundenbetreuung.
- Organisation von Online-Meetings/Video-Konferenzen.
- Personalverwaltung, Terminkoordination.
- Korrespondenz in Englisch, Deutsch, Russisch.
- Postbearbeitung, Büromaterialbestellungen.
Sachbearbeiterin Verkauf
Chocofactory
10.2016 - 04.2017
- Kundenberatung und Verkauf von Schokoladenprodukten im direkten Kundenkontakt.
- Bearbeitung von Bestellungen sowie Erstellung von Angeboten und Rechnungen.
- Lagerverwaltung und Warenbestellung zur Sicherstellung der Verfügbarkeit von Produkten.
- Allgemeine administrative Aufgaben wie Datenpflege, Korrespondenz und Kassenabrechnung.
Filialleiterin
New York Food Company AG
06.2014 - 08.2016
- Leitung und Organisation der Filiale inklusive Personalführung und Einsatzplanung.
- Umsatz- und Kostenkontrolle sowie Sicherstellung der Einhaltung betrieblicher Vorgaben.
- Kundenberatung und Betreuung, Sicherstellung eines exzellenten Servicelevels.
- Bestellwesen und Lagerverwaltung.
Übersiedlung in die Schweiz, Kindererziehung und Familienmanagement
Familienmanagement
05.2010 - 10.2013
Ticketing Agent Amadeus
«Ost-west» Reisebüro, online job
06.2010 - 09.2013
- Buchung, Umbuchung und Stornierung von Flugtickets über Amadeus.
- Kundenberatung zu Flugverbindungen.
- Tarifen und Reiseoptionen.
- Koordination mit Fluggesellschaften und Reiseanbietern.
Flugbetriebsmanagerin
Air Astana Fluggesellschaft
01.2001 - 01.2010
- Koordination und
- Berwachung des Flugbetriebs zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
- Kommunikation mit Crews, Bodenpersonal und Behörden zur Einhaltung betrieblicher Vorschriften.
- Planung und Optimierung von Flugrouten, Slots und Einsatzplänen.
Education
High School Diploma -
Eurasien Universität
Astana, Kasachstan 01.1999
Skills
- MS Office – sehr gute Kenntnisse
- SAP - Grundkenntnisse
- Bitrix, Citrix, CRM – gute Kenntnisse
Additional Information
Schweizer Staatsbürgerin
Sprachenkenntnisse
Deutsch – sehr gute Kenntnisse
Advanced (C1)
Englisch – sehr gute Kenntnisse
Advanced (C1)
Russisch – Muttersprache
Bilingual or Proficient (C2)
References
Kontaktangaben zu Referenzpersonen und weitere Unterlagen zu Zeugnissen und Zertifikaten gerne auf Anfrage.
Hobbies and Interests
Skifahren, Hörbücher, Meditation, Group Fitness Classes, Schlittschuhlaufen, schwimmen
Führerschein
Führerscheinklasse B
Timeline
Key Executive Assistant & Office Manager
Escar Management AG (Family Office)
04.2025 - Current
Assistent der Geschäftsleitung
Institut für seltene Erden und Metalle AG
02.2024 - 02.2025
Office Managerin
PureFert Trading AG
02.2019 - 05.2023
Administration Direktorin
Nouvirt AG
10.2018 - 12.2018
Office Managerin mit Kundenkontakt
ESPROP GmbH
10.2017 - 05.2018
Office Manager
Phosagro Trading SA
04.2017 - 08.2017
Sachbearbeiterin Verkauf
Chocofactory
10.2016 - 04.2017
Filialleiterin
New York Food Company AG
06.2014 - 08.2016
Ticketing Agent Amadeus
«Ost-west» Reisebüro, online job
06.2010 - 09.2013
Übersiedlung in die Schweiz, Kindererziehung und Familienmanagement
Familienmanagement
05.2010 - 10.2013
Flugbetriebsmanagerin
Air Astana Fluggesellschaft
01.2001 - 01.2010
High School Diploma -
Eurasien Universität